商工会議所の業務効率化で職員5人が提案

正副会頭会議で業務効率化提案をする鈴木さん

 須賀川商工会議所の若手職員5人で組織する、「業務効率化勉強委員会」は3日、定例の正副会頭会議に合わせて、「業務効率化に関する提案」をし、新型コロナ禍でのデジタル化推進に合わせて業務効率化とコスト削減効果を図っていく案を示した。

 勉強会に参加したのは熊谷英訓さん、箭内達哉さん、益子佳助さん、鈴木崇宏さん、森桃子さんの5人。
 阿武隈時報社のグループ企業として6月に創業した「あぶくま情報サービス」と約2カ月、計5回のセミナーを開き、業務改善に向けて若手職員らと意見交換してきた。
 セミナーは郡山市のbenefic、仙台市のソフトバンクが協力し、職員からの業務のIT化(効率化)や紙ベース減少、グループウェアの取り組み、簡単なプログラミングの方法などの相談に対し各社がこれまで取り組んできた実例をもとに検討を重ねた。
 現在の社会情勢ではテレワークやリモートワーク、オンライン化が進んでおり、今後一般企業もあらゆる業務でのデジタル化推進が考えられ、商工会議所もそれに備えていく必要があり、業務の精査・改善案検討・試算を重ねた。
 費用・作業性(共同編集による効率化)、セキュリティなどを考慮した上で、「グーグルワークスペース」をツールとして活用していく。
 正副会頭会議では業務効率化についての提案として、①グーグルワークスペースの導入②会計業務に係る業務フローの変更について説明した。
 現在の必要経費として関連コストは約60万円だが、新案導入コストは約25万円であり、経費として35万円程度の削減と470万円分の業務効率化で計500万円分、業務時間として約1800時間の削減効果が期待できると提案した。
 また懸念されるセキュリティ面は、グーグルが提供するサービスを利用するため、ハードは世界一の水準にあり、ヒューマンエラーを防ぐために商工会議所側の人員教育をしっかりすることで防ぐことが出来るとも提案した。